Accord de traitement des données

1.1 Les parties

Le sous-traitant est NOVACTEA, éditrice de ChaudièrePro :

Le responsable du traitement est l'entreprise qui détient un compte ChaudièrePro (ci-après « le Client »), qu'il ait ou non un abonnement en cours, y compris un compte clôturé pendant le délai de récupération des données décrit à l'article 11.

Dans le présent accord, « la Plateforme » désigne le logiciel ChaudièrePro, ses espaces en ligne (espaces des particuliers, des clients professionnels et des sous-traitants), le site internet que le Client peut publier avec ChaudièrePro et les services associés.

1.2 Formation et ordre de priorité

Le présent accord fait partie intégrante des Conditions générales d'utilisation et des Conditions générales de vente. Il est accepté avec elles, lors de la création du compte ou, pour les comptes existants, dans les conditions de l'article 10 des CGU.

En cas de contradiction sur la protection des données personnelles, le présent accord l'emporte sur les CGU et les CGV. Les limites de responsabilité et la loi applicable restent celles des CGU et des CGV (articles 13 et 15 du présent accord).

La politique de confidentialité décrit les traitements que NOVACTEA réalise pour son propre compte, en tant que responsable du traitement (gestion des comptes et de l'abonnement, sécurité de la Plateforme, mesure d'audience du site public, relation commerciale). Ces traitements ne relèvent pas du présent accord.

6.1 Autorisation générale

Le Client autorise NOVACTEA à faire appel à des sous-traitants ultérieurs pour exécuter la Plateforme. La liste en vigueur est publiée sur la page Liste des sous-traitants et reprise à l'annexe 3. Le Client autorise les sous-traitants qui y figurent à la date de son acceptation.

Clients établis en Suisse. Cette autorisation vaut autorisation préalable au sens de l'article 9, alinéa 3, de la nLPD.

6.2 Préavis de 30 jours

Avant d'ajouter un sous-traitant ultérieur, ou de changer la mission ou le lieu de traitement d'un sous-traitant existant, NOVACTEA en informe le Client au moins 30 jours avant l'application du changement :

• par e-mail et par une notification dans la Plateforme, adressés à tous les utilisateurs du Client ;
• en indiquant le sous-traitant, sa mission, les données concernées, le lieu du traitement et la date d'application ;
• et en mettant à jour la page Liste des sous-traitants, qui garde l'historique des changements.

Cette information est due à tous les comptes, y compris ceux qui ont refusé les annonces sur les nouveautés de la Plateforme.

6.3 Opposition et résiliation sans frais

Le Client peut s'opposer au changement, par une objection motivée adressée à contact@chaudierepro.com avant la date d'application. NOVACTEA l'examine de bonne foi et lui répond en proposant, si possible, une solution (par exemple ne pas confier ses données au nouveau sous-traitant, ou lui proposer une autre mesure).

Si l'objection n'est pas levée, le Client peut mettre fin au contrat par la clôture de son compte, avec une résiliation sans frais ni pénalité, y compris pendant une période d'engagement, prenant effet avant l'application du changement. Il conserve alors le délai de récupération de ses données prévu à l'article 11.

6.4 Obligations transmises

NOVACTEA impose à chaque sous-traitant ultérieur, par contrat, des obligations de protection des données équivalentes à celles du présent accord, notamment des garanties suffisantes de sécurité. NOVACTEA reste pleinement responsable envers le Client de l'exécution de leurs obligations par ses sous-traitants ultérieurs.

10.1 Notification au Client

NOVACTEA notifie au Client toute violation de données personnelles touchant ses données, sans délai injustifié et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance. La notification est adressée par e-mail aux administrateurs du compte du Client et, si la gravité le justifie, doublée d'un appel téléphonique.

La notification contient au moins, conformément à l'article 33, paragraphe 3, du règlement européen :

• la nature de la violation, y compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées et d'enregistrements de données concernés ;
• le nom et les coordonnées de la personne auprès de laquelle obtenir des informations supplémentaires ;
• les conséquences probables de la violation ;
• les mesures prises ou proposées par NOVACTEA pour remédier à la violation, y compris pour en limiter les effets négatifs.

Si toutes ces informations ne sont pas disponibles dans ce délai, NOVACTEA les communique par étapes, sans nouveau retard injustifié, en indiquant quand elle donnera la suite.

10.2 Mesures et coopération

NOVACTEA prend sans délai les mesures nécessaires pour contenir la violation et en limiter les effets. Elle aide le Client à remplir ses propres obligations : notification à l'autorité de contrôle dans les 72 heures qui suivent la prise de connaissance par le Client (article 33 du règlement européen) et, en cas de risque élevé, communication aux personnes concernées (article 34 du règlement européen).

NOVACTEA ne notifie pas la violation à une autorité de contrôle et ne s'adresse pas aux personnes concernées au nom du Client, sauf instruction écrite de sa part. NOVACTEA documente toute violation (faits, effets, mesures prises) et tient cette documentation à la disposition du Client.

La notification d'une violation ne vaut pas reconnaissance de responsabilité.

Clients établis en Suisse. La notification décrite ci-dessus répond à l'article 24, alinéa 3, de la nLPD, qui impose au sous-traitant d'annoncer toute violation de la sécurité des données au responsable du traitement dans les meilleurs délais. Il appartient au Client d'annoncer au PFPDT, dans les meilleurs délais, une violation qui entraîne vraisemblablement un risque élevé pour la personnalité ou les droits fondamentaux des personnes concernées (article 24, alinéa 1, de la nLPD), et d'informer ces personnes lorsque cela est nécessaire à leur protection ou que le PFPDT l'exige (article 24, alinéa 4).

10.3 Signalement par le Client

Le Client informe NOVACTEA sans délai, à contact@chaudierepro.com, de toute situation qui peut compromettre la sécurité de ses données dans la Plateforme : identifiants perdus ou divulgués, accès inhabituel, appareil volé.

11.1 Pendant le contrat

Le Client peut à tout moment télécharger un export complet de ses données (article 8) et supprimer les données qu'il n'a plus besoin de conserver. Une donnée supprimée par le Client quitte immédiatement la base de données, sous les réserves de l'article 8. Elle disparaît des sauvegardes selon les durées de l'article 11.4.

11.2 Clôture du compte

La fin du contrat prend la forme d'une clôture du compte. Elle est demandée par un administrateur du compte du Client et enregistrée par NOVACTEA, une fois tout abonnement payant arrivé à son terme, période d'engagement comprise (article 6 des CGV), ou, dans le cas de l'article 6.3, à la date demandée par le Client.

À compter de la clôture :

• le Client conserve l'accès à la Plateforme pendant 90 jours pour récupérer ses données, notamment par l'export complet ;
• les automatismes s'arrêtent : relances et rappels aux clients, factures générées automatiquement pour les contrats, synchronisation de l'agenda, notifications ;
• NOVACTEA rappelle aux administrateurs du compte, par e-mail, 60 jours après la clôture, de récupérer leurs données ;
• à partir du 90e jour, NOVACTEA lance la suppression : données de la base, fichiers, puis comptes de connexion des utilisateurs et des espaces en ligne.

NOVACTEA peut également clôturer un compte sans abonnement en cours et sans connexion depuis 3 ans, après en avoir prévenu ses administrateurs. Les règles du présent article s'appliquent alors.

11.3 Factures et avoirs émis

Par exception, les factures et les avoirs émis par le Client sont conservés après la suppression, pour son compte et afin de lui permettre de respecter son obligation de conservation (article L123-22 du Code de commerce ; pour les Clients établis en Suisse, article 958f du Code des obligations). Ils sont archivés hors de tout accès par l'application : numéro, date, montants, nom du client et document PDF. Ils sont supprimés automatiquement le 1er janvier de la onzième année qui suit leur année d'émission, soit dix ans après la fin de l'exercice. Pendant cette durée, NOVACTEA les remet au Client sur demande écrite.

11.4 Sauvegardes

• Base de données : le fournisseur de la base en réalise une sauvegarde quotidienne, gardée 7 jours. Une donnée supprimée disparaît donc des sauvegardes de la base au plus tard 7 jours après sa suppression.
• Fichiers : à la mise en service de la copie de secours chiffrée des fichiers, au plus tôt le 1er décembre 2026, la copie d'un fichier supprimé en est retirée 30 jours après sa suppression, sauf pendant la vérification, par NOVACTEA, d'une suppression massive de fichiers.

11.5 Confirmation

Sur demande écrite du Client, NOVACTEA confirme par écrit la suppression de ses données, en précisant ce qui reste conservé au titre de l'article 11.3.

1. Nature des opérations

Collecte, enregistrement, organisation, conservation, consultation, modification, rapprochement, production de documents (devis, factures, avoirs, contrats, attestations, bons et rapports d'intervention), transmission (e-mail, espaces en ligne, services tiers connectés par le Client), publication (site internet du Client), sauvegarde, export et effacement.

2. Personnes concernées et catégories de données

Données associées à ces personnes :

• Équipements : type, marque, modèle, numéro de série, date d'installation, relevés (dont les mesures de monoxyde de carbone et les quantités de fluides frigorigènes).
• Interventions : dates, rapports, observations, photos, documents joints.
• Contrats, devis, factures, avoirs : contenu, montants, échéances, état des paiements, documents PDF, anciens documents repris d'un précédent logiciel.
• Communications : e-mails et messages des espaces en ligne.

Données sensibles. Aucune catégorie particulière de données (article 9 du règlement européen), ni donnée sensible au sens de l'article 5, lettre c, de la nLPD, n'est attendue. Le Client s'abstient d'en saisir dans les champs libres, les notes et les photos.

3. Finalités

1. Gérer la relation du Client avec ses clients : fiches, logements et sites, équipements, contrats, planning et interventions.
2. Produire et envoyer les documents du Client : devis, factures, avoirs, contrats, attestations et documents réglementaires, rapports d'intervention, relances et rappels par e-mail.
3. Ouvrir aux clients et aux sous-traitants du Client leurs espaces en ligne, publier le site internet du Client et recevoir ses demandes de contact.
4. Assurer l'assistance, la correction des anomalies et l'amélioration de la Plateforme, y compris par la mesure d'usage et l'enregistrement de sessions décrits à l'article 3.
5. Reprendre les données d'un ancien logiciel, sur commande du Client.
6. Assurer la sécurité, la sauvegarde, la restauration et l'export des données, et traiter les incidents.

4. Durées de conservation

1. Chiffrement

• Toutes les communications avec la Plateforme sont chiffrées (HTTPS, TLS). Les navigateurs sont tenus de n'utiliser que HTTPS (en-tête HSTS de deux ans, sous-domaines compris, avec la directive de préchargement).
• La base de données et le stockage des fichiers sont chiffrés au repos par leur fournisseur.
• À la mise en service de la copie de secours des fichiers, chaque fichier est chiffré avant de quitter la Plateforme (AES-256-GCM), avec une clé qui reste chez NOVACTEA : le fournisseur de la copie ne voit que des fichiers chiffrés. Chaque copie est liée à l'empreinte et à la taille du fichier d'origine : une copie modifiée ou déplacée ne se déchiffre plus.

2. Isolation des données entre clients

• Chaque table qui contient des données d'entreprise est protégée par des règles d'accès au niveau des lignes (Row Level Security, RLS) : un utilisateur ne voit et ne modifie que les données de son entreprise.
• Les écritures passent par des routes serveur qui vérifient l'utilisateur, son rôle et l'appartenance à son entreprise de chaque élément référencé, en plus des règles RLS.

3. Authentification et droits

• Double authentification : chaque utilisateur peut activer un second facteur par application d'authentification (TOTP). Une fois activé, il est exigé à chaque connexion, y compris pour les administrateurs de la Plateforme ; la base de données refuse elle-même l'accès d'une session qui ne l'a pas validé.
• Mots de passe : enregistrés sous forme hachée par le service d'authentification ; ceux des espaces en ligne sont hachés avec bcrypt, et leurs temps de réponse à la connexion sont égalisés pour empêcher de deviner quels comptes existent.
• Rôles : quatre rôles (Administrateur, Manager, Secrétaire, Technicien) et une table de permissions vérifiée à chaque route. Seul l'administrateur gère l'équipe, l'abonnement et l'export complet.
• Espaces en ligne : cinq espaces distincts, dont ceux des particuliers, des clients professionnels et des sous-traitants, des sessions signées (HS256), un cookie inaccessible aux scripts (HttpOnly) et des sessions de 24 heures. Un changement de mot de passe invalide les sessions ouvertes. Les jetons d'invitation et de réinitialisation ne sont enregistrés que sous forme d'empreinte (SHA-256).
• Déconnexion : à la déconnexion, l'appareil est nettoyé (données gardées hors ligne, brouillons, caches, notifications).

4. Fichiers

• Les documents émis, photos, pièces des interventions, signatures et exports sont rangés dans des espaces de stockage privés. Chaque accès passe par une route qui vérifie les droits à chaque requête, ou par un lien signé de courte durée (d'une minute à une heure).
• Un fichier qui n'est ni un PDF ni une image courante est toujours téléchargé, jamais ouvert dans le navigateur.
• Les logos, bannières et images du site internet du Client, destinés à être publiés, sont dans des espaces publics. Les signatures et tampons de l'entreprise sont désormais rangés dans un espace privé ; certains, enregistrés avant ce changement, se trouvent encore dans l'espace public des logos.

5. Protection de l'application

• Politique de sécurité du contenu (CSP) avec un nonce propre à chaque requête, et rapports de violation collectés.
• Interdiction d'afficher l'application dans un cadre d'un autre site (frame-ancestors 'none', X-Frame-Options), protection contre l'interprétation erronée des types de fichiers (nosniff), politique de référent restreinte, accès direct du navigateur à la caméra, au micro et à la géolocalisation désactivé.
• Limitation du nombre de requêtes sur les connexions aux espaces en ligne, les réinitialisations de mot de passe et les formulaires publics. En production, si le service de limitation n'est pas configuré, ces routes refusent la requête plutôt que de fonctionner sans protection.
• Les notifications de paiement reçues du prestataire de paiement sont vérifiées par signature ; les tâches planifiées exigent un secret.

6. Console d'administration de la Plateforme

• Réservée aux administrateurs de la Plateforme désignés par NOVACTEA.
• Les consultations des données d'une entreprise sont journalisées (auteur, action, date, entreprise, adresse IP) et le journal est gardé 12 mois.
• La clôture et la suppression d'un compte ne se font que depuis la console ; la suppression exige de retaper le nom de l'entreprise.

7. Journalisation et suivi

• La console suit chaque tâche planifiée (dernier passage, retard, échec) et l'état de la copie de secours des fichiers.
• Les journaux de la Plateforme sont gardés 12 mois puis supprimés automatiquement ; seuls quelques événements qui gardent la trace d'une décision (décision sur un compte, achat) sont gardés 5 ans.
• Le service d'authentification inscrit chaque connexion à la Plateforme (adresse e-mail, adresse IP, date) dans le journal des connexions, gardé 12 mois puis supprimé automatiquement.
• Les erreurs techniques de la Plateforme (pages, traitements du serveur, tâches planifiées, erreurs d'affichage signalées par le navigateur) sont inscrites, regroupées par type, dans un journal des erreurs que seuls les administrateurs de la Plateforme peuvent consulter. Avant leur inscription, les adresses e-mail, numéros de téléphone, coordonnées bancaires, adresses IP, identifiants et jetons sont retirés du texte de l'erreur ; le journal n'enregistre ni l'adresse IP, ni l'adresse e-mail, ni le compte ou l'entreprise de l'utilisateur qui a rencontré l'erreur. Chaque type d'erreur est supprimé 12 mois après sa dernière occurrence.
• Chaque heure, une tâche de surveillance vérifie la base de données, les autres tâches planifiées, la copie de secours des fichiers et le journal des erreurs ; une anomalie qui se confirme déclenche une alerte par e-mail adressée à NOVACTEA, rappelée tant qu'elle dure. Ces alertes ne contiennent aucune donnée personnelle.
• Un service externe interroge, à intervalles de quelques minutes, une adresse de la Plateforme qui ne renvoie que son état de fonctionnement, sans aucune donnée personnelle, et prévient NOVACTEA si la Plateforme ne répond plus normalement.
• En cas de maintenance programmée ou d'incident, NOVACTEA peut afficher un bandeau d'information dans la Plateforme.
• Les anomalies sont aussi repérées par la console, les journaux des fournisseurs et les signalements. Il n'existe pas d'équipe d'astreinte : les alertes sont traitées pendant les heures ouvrées.

8. Sauvegarde et restauration

• Base de données : sauvegarde quotidienne par le fournisseur, gardée 7 jours. La restauration à un instant précis (à la minute) n'est pas en place.
• Fichiers : à la mise en service, au plus tôt le 1er décembre 2026, copie chiffrée en Suisse, mise à jour toutes les heures, relue en entier chaque semaine, avec un frein qui retient les retraits en cas de disparition massive de fichiers jusqu'à la vérification par NOVACTEA.
• Une procédure écrite décrit la restauration de la base et des fichiers ; un test de restauration est prévu chaque année.

9. Minimisation et suppression

• Export complet à la demande de l'administrateur (article 8 de l'accord).
• Clôture et suppression du compte selon l'article 11 de l'accord ; les tâches de suppression automatique appliquent les durées de l'annexe 1.
• L'adresse IP des visiteurs du site internet du Client n'est gardée que sous forme hachée ; la preuve de signature se limite à la date, à l'adresse IP, au navigateur et à l'empreinte du document.

10. Développement et maintenance

• Le code source est versionné. Chaque modification proposée au dépôt passe des vérifications automatiques : contrôle des types, analyse du code, tests unitaires, et garde-fous propres à la Plateforme (par exemple l'interdiction d'écrire directement dans la base depuis le navigateur, ou de lire en entier les tables qui contiennent des données sensibles).
• Des revues de sécurité internes du code et de la base sont menées et documentées (dernière revue complète en juillet 2026).
• Les dépendances logicielles sont mises à jour manuellement ; il n'existe pas de mise à jour automatique.

11. Organisation

• Un nombre restreint de personnes habilitées par NOVACTEA, soumises à la confidentialité (article 4 de l'accord).
• Les secrets techniques sont gardés dans les réglages de l'hébergeur et dans un gestionnaire de mots de passe, jamais dans le code.
• Une procédure écrite de gestion des incidents et des violations de données fixe les rôles, les étapes et les délais, dont la notification au Client dans les 48 heures (article 10 de l'accord).

12. Ce qui n'est pas en place

Par transparence : NOVACTEA ne détient à ce jour aucune certification de sécurité, n'a pas fait réaliser d'audit de sécurité par un tiers et n'utilise pas de mise à jour automatique des dépendances. Personne n'assure une surveillance permanente de la Plateforme : les alertes automatiques et la sonde de disponibilité préviennent NOVACTEA, qui les traite pendant les heures ouvrées.

Services que le Client active lui-même

Pour la recherche d'adresses et d'entreprises, la Plateforme interroge, depuis ses serveurs, des services publics suisses (swisstopo et le registre IDE de l'Office fédéral de la statistique). Ils ne reçoivent que le texte de la recherche.